Update mei 2026: voor Q4 2026 geldt de WKR-vrije ruimte (werkkostenregeling) van 2 procent over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18 procent daarboven (Belastingdienst, belastingdienst.nl). Dat betekent dat een werkgever met 20 medewerkers en een loonsom van €600.000 een vrije ruimte heeft van (2% × €400.000) + (1,18% × €200.000) = €8.000 + €2.360 = €10.360 totaal per jaar. Gebruik je die ruimte voor een Q4-personeelsfeest, dan blijft de vergoeding volledig onbelast — voor werkgever én werknemer. Dit artikel legt uit hoe, met twee concrete budgetvoorbeelden.
| Huidige situatie | Actie | Besparing/jaar |
|---|---|---|
| Personeelsfeest zonder WKR-plan, budget €250/pers | Toetsen of vrije ruimte toereikend is voor Q4 | Loonbijtelling per medewerker voorkomen (~€75–€120 belasting) |
| WKR al deels gebruikt (kerstpakket etc.) | Resterende vrije ruimte berekenen vóór feest boeken | Budget aanpassen zodat geen 80% eindheffing verschuldigd is |
| Feest op externe locatie zonder registratie | Kosten per hoofd documenteren in WKR-administratie | Fiscale zekerheid, geen naheffing bij controle |
Hoe werkt de WKR voor personeelsfeesten in 2026?
De WKR (werkkostenregeling) is het systeem waarmee werkgevers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunnen geven aan werknemers. Elke werkgever heeft een jaarlijkse vrije ruimte: het bedrag dat je onbelast kunt besteden aan extraatjes als kerstpakketten, personeelsfeesten, sportabonnementen en cadeau's.
De vrije ruimte in 2026:
- 2 procent over de eerste €400.000 fiscale loonsom = maximaal €8.000
- 1,18 procent over het bedrag boven €400.000
Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je als werkgever 80 procent eindheffing over het bedrag waarmee je de grens overschrijdt. Dat is niet de werknemer die belasting betaalt — maar de werkgever. Toch wil je dit vermijden: €100 te veel = €80 extra belasting.
Personeelsfeesten op een externe locatie vallen altijd binnen de WKR-vrije ruimte — ze zijn niet automatisch onbelast, maar pas nadat je ze als werkgever aanwijst als WKR-vergoeding. Feesten op de eigen werkplek vallen buiten de vrije ruimte en zijn altijd onbelast (als aan bepaalde basisvoorwaarden is voldaan).
Budgetvoorbeeld 1: klein bedrijf, 15 medewerkers
Stel: je hebt 15 medewerkers, fiscale loonsom €450.000. Vrije ruimte 2026:
- 2% × €400.000 = €8.000
- 1,18% × €50.000 = €590
- Totale vrije ruimte: €8.590
Je hebt al €2.400 gebruikt voor kerstpakketten (€160 per persoon). Resterende vrije ruimte: €8.590 − €2.400 = €6.190. Gedeeld over 15 medewerkers: €412 per medewerker beschikbaar voor het personeelsfeest.
Kies een restaurantavond à €180 per persoon (diner + drankje): totale kosten €2.700. Dat past ruimschoots binnen de resterende vrije ruimte. Je betaalt geen eindheffing en de medewerkers ontvangen dit volledig onbelast. Registreer de kosten per hoofd in je WKR-administratie met factuurdatum en aantal deelnemers.
Budgetvoorbeeld 2: middelgroot bedrijf, 50 medewerkers
Fiscale loonsom €1.800.000. Vrije ruimte 2026:
- 2% × €400.000 = €8.000
- 1,18% × €1.400.000 = €16.520
- Totale vrije ruimte: €24.520
Al gebruikt (kerstpakketten + jubileum): €7.500. Resterend: €17.020. Per medewerker: €340 beschikbaar voor Q4-feest.
Organiseer je een personeelsfeest in een eventlocatie met diner, entertainment en vervoer voor €320 per persoon? Totale kosten: €16.000. Dit past binnen de resterende vrije ruimte van €17.020. Je houdt nog €1.020 over voor de rest van Q4 — handig voor spontane extra's zoals nieuwjaarsborrel of een verjaardagstaart.
Tip: boek de locatie vóór 1 november — populaire locaties in de Randstad zijn in Q4 snel volgeboekt. En vraag de locatie om een gespecificeerde factuur (voeding, drank, zaal, entertainment apart) — dit maakt de WKR-administratie eenvoudiger.
Eigen werkplek versus externe locatie: wat zijn de regels?
Een personeelsfeest op de eigen werkplek (kantoor, magazijn, fabrieksvloer) valt buiten de WKR-vrije ruimte. Dit is altijd onbelast, mits de locatie primair voor bedrijfsactiviteiten wordt gebruikt. Het voordeel: het gaat niet ten koste van je vrije ruimte. Het nadeel: je bent gebonden aan de eigen locatie.
Een personeelsfeest op een externe locatie (restaurant, feestzaal, boot, pretpark) valt wél binnen de WKR. Je moet het aanwijzen als WKR-vergoeding en de kosten per deelnemer bijhouden in je administratie. Vergeet je dit? Dan kan de Belastingdienst bij controle de kosten aanmerken als belast loon — wat leidt tot naheffing én boetes.
De Belastingdienst maakt geen uitzondering voor "kleine" feestjes. Ook een borrel van €15 per hoofd op een externe locatie moet worden aangewezen als WKR-vergoeding als je wilt dat het onbelast blijft.
Q4-planning: deadlines voor werkgevers
Vrije ruimte is niet overdraagbaar naar het volgende jaar — gebruik het vóór 31 december 2026 anders vervalt het. Plan je Q4-acties daarom nu al:
- September 2026: bereken resterend WKR-budget na gebruik tot dan toe
- Oktober 2026: boek locatie personeelsfeest, vraag gespecificeerde offerte op
- November 2026: bestel kerstpakketten, zet kosten in WKR-administratie
- December 2026: personeelsfeest, uitbetaling eventuele eindejaarsbonus — check of dit nog binnen de vrije ruimte past of als belast loon wordt gegeven
Bespaar-checklist
- ✔ Bereken jouw WKR-vrije ruimte 2026: 2% × eerste €400k loonsom + 1,18% × rest. (dit is jouw maximale onbelaste feestbudget)
- ✔ Maak een overzicht van al gebruikte WKR-ruimte in 2026 (kerstpakketten, jubilea, cadeaus). (voorkomt overschrijding en 80% eindheffing)
- ✔ Plan personeelsfeest vóór 1 november — locaties in Q4 raken snel vol. (praktisch advies)
- ✔ Vraag een gespecificeerde factuur van de locatie (eten, drank, zaal, vervoer apart). (WKR-administratie correct en controleerbaar)
- ✔ Overweeg feest op eigen werkplek als vrije ruimte al krap is — dit gaat niet ten koste van de WKR. (bespaart vrije ruimte voor andere vergoedingen)
- ✔ Houd de vrije ruimte voor de jaarwisseling op: ongebruikte ruimte vervalt op 31 december 2026. (anders gemist budget)
- ✔ Documenteer kosten per deelnemer in je loonadministratie met datum en factuuromschrijving. (bescherming bij Belastingdienst-controle)
Veelgestelde vragen
Veelgestelde Vragen
Er is geen wettelijk maximum per medewerker — de enige grens is de totale vrije ruimte van je werkgever (2% over eerste €400.000 loonsom + 1,18% daarboven). Het gaat dus om het totale bedrag, niet per persoon. Als je 20 medewerkers hebt en €5.000 vrije ruimte over hebt, mag je maximaal €250 per medewerker onbelast besteden aan het feest. Houd altijd de kosten per hoofd bij in je WKR-administratie zodat je de grens niet per ongeluk overschrijdt.
Ja. Als je partners van medewerkers uitnodigt voor het personeelsfeest, tellen de kosten voor die partners ook mee als WKR-vergoeding. De Belastingdienst beschouwt dit als een verstrekking aan de werknemer ten behoeve van zijn of haar partner. Reken de totale factuurkosten gedeeld door het aantal deelnemers (inclusief partners) uit en vermenigvuldig dit met het aantal werknemers om de WKR-belasting per werknemer te bepalen.
Ja, maar er geldt een beperking: representatiekosten (waaronder personeelsfeesten op externe locaties) zijn voor slechts 73,5 procent aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. De resterende 26,5 procent is niet aftrekbaar. Dit geldt ongeacht of je de kosten via de WKR vergoedt of als reguliere bedrijfslast boekt. Bespreek dit met je accountant om de meest voordelige boekingswijze te kiezen.
Dan ben je als werkgever 80 procent eindheffing verschuldigd over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt. Dit betaal je zelf — de werknemer merkt hier niets van. Voorbeeld: vrije ruimte is €5.000 maar je besteedt €6.000 aan het feest. Over de €1.000 overschrijding betaal je 80% = €800 extra belasting. Vermijd dit door vóór het feest te berekenen hoeveel vrije ruimte er nog is en het budget dienovereenkomstig aan te passen.
Een online borrel waarbij je medewerkers een pakket thuisstuurt (wijn, snacks) valt binnen de WKR-vrije ruimte, net als een fysiek feest. De kosten per medewerker voor het pakket tel je mee bij je WKR-gebruik. Verstuur je niets en is het puur een videocall? Dan zijn er geen kosten en dus ook geen WKR-impact. Houd ook hier de verzendkosten en productkosten per medewerker bij in je administratie als je dit later wilt verantwoorden.
Nee. Ongebruikte vrije ruimte vervalt op 31 december van het lopende jaar. Je kunt het niet meenemen naar 2027. Dit is een belangrijk punt in de Q4-planning: als je in november ziet dat je nog €3.000 vrije ruimte over hebt, is het verstandig om dit te benutten — via een nieuwjaarsborrel, kerstgeschenken of sportactiviteiten voor het team. Gebruik je het niet, dan betaal je er ook geen belasting over, maar je laat wel een fiscaal voordeel liggen.
